• 仕事の効率が上がらない
• 日々のタスク管理に苦労している

誰もが一度は、非効率な作業に時間を消耗した経験があるのではないでしょうか。

その時、きっと何か効果的な手法があればと思ったことでしょう。

しかし、誤った効率化策はむしろ生産性を下げるリスクをはらんでいます。

この記事では、ルーティンの概要とメリット・デメリット、仕事の効率を高める新たなルーティンとして香りを活用する方法について解説します。

私たち「香りの印刷所プルースト」は、香り印刷を取り扱っております。以下でご紹介します。

少しでも無駄を省いて、さらに効果的なワークライフを実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

ルーティンとは

ルーティンとは、一定のパターンや手順にしたがって定期的に行われる活動や作業のことを指します。

ルーティン化できれば、日常生活や仕事における時間管理やタスク管理の予測が可能です。

そのため、時間を効率的に使うことができます。

ただし、予期せぬ事態や新たなタスクが発生した場合には、ルーティンを適応させることが求められます。

そのため、最大限に活用するためには、自分自身のニーズと目標に合わせて設定し、適宜見直すことが必要です。

仕事におけるルーティンとは

仕事におけるルーティンとは、日常的に繰り返し行われる定型的な業務のことを指します。

決まった手順や方法で行われ、変化も大きくない作業が該当します。

例えば、ルーティンが特徴的な職業には以下が挙げられるでしょう。

職業	ルーティンの例
タクシーの運転手	利用者の要望に応じて目的地まで運ぶ。走行ルートや配車エリアが決まっている。
一般事務職	資料作成、ファイリング、データ入力、伝票整理など、決まった業務を行う。
受付・窓口	来社者への説明や案内、取り次ぎなど、マニュアル化された対応を行う。
コールセンターのオペレーター	お客様からの問い合わせや相談に対応。マニュアルに沿った業務が多い。
清掃作業員	商業施設や医療施設などの清掃。決まった手順で業務に取り組む。

あくまでも例ですが、いずれもルーティンが仕事の大部分を占めています。

このように、仕事におけるルーティンは、効率的に業務を遂行できるものです。

ルーティンワークの意味

ルーティンワーク（ルーチンワーク）は、仕事におけるルーティンと同義です。

対義語としては、「アドホック」や「非定型業務」があります。

アドホックは、その場しのぎの対応や一時的な対策を指します。

一方で、非定型業務は状況に応じた判断が求められる仕事です。

ルーティンを仕事に取り入れるメリット

ルーティンを仕事に取り入れるメリットは、以下が挙げられます。

• 仕事に集中できる
• 持続性が身に付く
• 気持ちを切り替えやすくなる
• 業務を効率化できる

仕事に集中できる

ルーティンを取り入れると、仕事に集中できます。

何をすべきか迷う時間が減り、別のことに意識が向かなくなるからです。

多くの場合、集中力が途切れるのは「次を考える」という無駄な手順を踏みます。

その際、「あれも…これも…」と手をつけると、集中力は散漫となるでしょう。

ルーティンを取り入れることでこうした時間を減らし、パフォーマンスを向上させることが可能です。

持続性が身に付く

ルーティン化することで、特に意識せずに自然とこなせるようになり、持続性も身につきます。

時間が決められているため、他の業務が気になり手を止めることを避けられるからです。

また、苦手な業務もルーティン化しておけば、抜け漏れなく業務を進められます。

小さな目標から始め、徐々にステップアップすることで、自分に合ったペースで取り入れると良いでしょう。

気持ちを切り替えやすくなる

ルーティンを仕事に取り入れることは、気持ちを切り替えやすくなることもメリットです。

休憩後や休み明けなどだらつきやすいタイミングでも、ルーティンがきっかけとなり仕事モードへの切り替えがスムーズになります。

• 仕事を始める前にコーヒーを飲む
• 集中力が高まるBGMを流す

などはよくあるルーティンのきっかけです。

また、同様の理由から、仕事とプライベートの切り替えも可能です。

業務を効率化できる

ルーティンを仕事に取り入れると、業務を効率化できることもメリットです。

何をどのように進めるべきか迷う時間が減り、業務の進行がスムーズになります。

また、思考に時間を割く必要もなく、その時間を他の重要な業務に割くことも可能です。

その結果、全体の業務効率が向上します。

さらに、ルーティン化された業務は繰り返し行うことで体が覚え、自然とスピードが上がることでさらなる効率化も期待できます。

ルーティンを仕事に取り入れるデメリット

ルーティンを仕事に取り入れるデメリットは、以下の2つです。

• チャレンジの機会が減る
• 仕事がつまらなくなる

チャレンジの機会が減る

ルーティンを仕事に取り入れると、新たなチャレンジの機会が減ってしまいます。

良くも悪くも、同じ作業の繰り返しであり、新しいことへのチャレンジも自然に減るためです。

繰り返し続ければ、新しい視点やアイデアを生み出す機会もなく、向上心まで奪ってしまいます。

そのため、新しいプロジェクトやタスクに取り組むことで、新たなスキルを習得したり、新しい視点を得たりするタイミングを設けると良いでしょう。

仕事がつまらなくなる

ルーティンワークでは、仕事がつまらなくなるというデメリットもはらみます。

仕事に対する新鮮さや刺激が失われ、やりがいを感じにくくなるからです。

先ほど触れたように、ルーティンの繰り返しではチャレンジの機会がありません。

簡単にこなせてしまうため、誰でもできると自己肯定感も下がってしまいます。

結果として、モチベーションを低下させる要因ともなります。

そのため、ルーティンを取り入れる際には、適度に新しい風を吹き込む工夫が求められるのです。

ルーティンを仕事に取り入れる際のポイント

ルーティンを仕事に取り入れる際のポイントは、以下が挙げられます。

• 目的は明確にする
• 不要な行動を取り除く
• AIを活用する
• 香りの力を借りる

目的は明確にする

仕事をルーティン化する際のポイントは、その目的を明確にすることです。

目的が曖昧だと失敗する度にモチベーションが下がり、継続も困難になる可能性があります。

• 残業時間を1時間減らす
• 毎日のメールチェック時間を30分にする

など、数字を含めつつ達成可能な具体的な目的を定めましょう。

自分が何を達成したいのか、どの程度の効果を期待しているのかが明確になり、そのためのルーティンも設定しやすくなります。

また、目的を明確にすることで、自分自身の行動を見直すきっかけにも役立つでしょう。

不要な行動を取り除く

仕事のルーティン化においては、不要な行動を取り除くことも有効です。

不要な行動とは、目的達成に寄与しない、あるいは効率を下げる行動のことを指します。

例えば、メールチェックを頻繁に行う、SNSを見続ける、無駄な会議に参加するなどが該当します。

いずれも業務において必要ですが、過剰な実施は時間を浪費し、仕事の効率も下げるものです。

まず、1日の行動を記録し、それぞれの行動が目的達成にどれだけ寄与しているかを評価します。

そして、評価結果を基に不要な行動を取り除くことで、仕事の効率を向上させましょう。

AIを活用する

仕事のルーティン化における3つ目のポイントは、AIの活用です。

AIは、定型業務の自動化に大いに貢献し、人間の作業負担を軽減します。

例えば、データ入力や分析、顧客対応などのルーティンワークはその代表例です。

また、AIによって業務プロセスの見直しや改善も期待できます。

RPAを含めてAIで定型作業を代替し、浮いた時間を本業へ注力することも可能です。

ルーティンの効率を高めつつ、さらにより効率化した仕組みを作りましょう。

香りの力を借りる

最後にお伝えしたいのが、ルーティンに香りの力を借りることです。

香りは、人の感情や記憶に強く影響を与えることがわかっています。

そのため、特定の香りをルーティンに取り入れて気分を変えることもできます。

例えば、ローズマリーやペパーミントは、集中力の向上に期待できる香りです。

また、ラベンダーやオレンジスイートは、リラックス効果で短時間の休憩に向いています。

【関連記事】ビジネスやダイエットにも有効！香りがもたらす効果

ルーティンの仕事に彩りを添える香り印刷

香りは、文字や映像よりも相手に効果的な印象を残すことができます。

先に触れたように、ビジネスの世界で新たな一面を切り開くのが「香り印刷」です。

通常の印刷物に香りを添えてビジネスに彩りを加えるアイディアは、ビジネスカードやポストカードなど、常日ごろ手にするアイテムで体験できます。

また、名刺に香りを添えて相手に印象を強く残す、新商品の香りをいち早く試してもらうなど、工夫は多種多様です。

ルーティンにのみならず、ビジネスでも多く利用できるため、ぜひ下記ページも参考にしてください。

ルーティンワークに香りを取り入れる3つの方法

ここからは、ルーティンワークに香りを取り入れる方法を、以下の3つに分けて紹介します。

• 1日のスタートに香りを取り入れる
• 生産性を香りで高める
• 仕事のストレスを軽減する

1日のスタートに香りを取り入れる

• 新鮮な朝の森林の香りで1日をスタートしませんか？

朝のルーティンに香りを取り入れると、心地よい目覚めと1日のスタートをサポートできます。

香りは気分をリフレッシュさせ、集中力を高める効果があります。

例えば、リラックス効果のあるラベンダーの香りや、爽快感を与えるミントの香りを選ぶと良いでしょう。

生産性を香りで高める

• 香りで集中力アップ、より効率的な仕事を

香りは、心と体に直接作用して、間接的に生産性を高める力も期待できます。

特に、レモンやミントの香りは注意力を高め、作業効率を向上させることが知られています。

このように、香りを上手く活用することで、仕事の効率化や生産性向上も狙ってみましょう。

参考：https://hamada-hp.net/hamablo/プルースト効果の法則/

仕事のストレスを軽減する

• 香りで心を穏やかに、リラックスして仕事に臨む

仕事のストレスを軽減する際にも、香りを活用できます。

例えばラベンダーやベルガモットなどは、リラックス効果があり、ストレスを和らげると考えられています。

ストレスが溜まったときや、どうしても落ち着きたいときには嗅いでみてください。

参考：https://www.toho-u.ac.jp/sci/bio/column/0824.html

ルーティンと仕事に関するFAQ

最後に、ルーティンと仕事に関するFAQへ回答します。

• ルーティンワークに向いている仕事は？
• ルーティン化されている仕事とは？

ルーティンワークに向いている仕事は？

ルーティンワークに向いている仕事は、繰り返しの作業が多く、正確性や効率性が求められるものです。

例えば、データ入力は大量の情報を数値、またはテキスト形式で入力する作業などが当てはまります。

• 財務情報の管理、レポート作成、税務関連の業務
• 記事や報告書
• システムチェックや定性的な確認

などもルーティン化しやすく、生産性を向上させることも可能です。

ルーティン化されている仕事は？

ルーティン化されている仕事には、以下が挙げられます。

業務	説明
データ入力	情報をデータベースに入力する作業。一定のフォーマットに従って行う。
レポート作成	定期的に特定のテンプレートに基づいて文書化される。
メール対応	顧客や取引先からのメールに対する返信や問い合わせ対応。
在庫管理	商品や資材の在庫をチェックし、必要に応じて補充する作業。
会議の準備	会議資料の作成、会議室の予約など。
清掃	オフィスや作業場の定期的な清掃。
カスタマーサポート	顧客からの問い合わせに対する電話やメールでのサポート。
ソフトウェアの更新	コンピューターシステムやアプリケーションの定期的な更新作業。

それぞれの仕事は、一定のルーティンにしたがって行われるため、効率的に作業を進めることが可能です。

まとめ

ルーティン化された仕事は、一見単調に見えるかもしれませんが、その反復性がスキルアップや効率化を生む源泉となるものです。

特に、データ入力やレポート作成、メール対応、在庫管理、会議の準備、清掃、カスタマーサポート、ソフトウェアの更新などがルーティン化されている仕事として挙げられます。

一定のルーティンにしたがえば効率的に作業を進められるほか、スキルを磨くことで生産性も向上できます。

また、香り印刷により、ビジネスの対応に新たな視点を加えることもぜひご検討ください。

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